Drastische Zeiten führen zu drastischen Maßnahmen – oder, in diesem Fall, zu Homeoffice. Sowohl für die Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer ergeben sich mit der Arbeit zu Hause verschiedene Herausforderungen. Hier erfährst du Tipps, wie es sich für beide Seiten erfolgreich im Homeoffice arbeiten lässt. Erreichbarkeit, interne Kommunikation, Produktivität und Zugang zu Daten und Informationen spielen eine essenzielle Rolle, um im Homeoffice produktiv arbeiten zu können.
Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Der Arbeit im Homeoffice geht ein schlechter Ruf voraus, denn Unternehmen glauben oft, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice mehr abgelenkt und weniger produktiv sind.
Seit Corona hat sich das Homeoffice mehr als etabliert und ist für einige Unternehmen sogar eine überraschend erfolgreiche Alternative geworden. Neben der präventiven Funktion des Homeoffice werden darüber hinaus Gefahren auf dem Arbeitsweg gemieden.
Auch die Mitarbeiter der Homepage-Lieferanten arbeiten vorübergehend von zu Hause aus. Damit die Arbeit im Homeoffice erfolgreich ist, haben wir einige organisatorische und technische Vorbereitungen getroffen. Schließlich soll der Arbeitsplatz zu Hause weder Nachteile für den Arbeitgeber noch für die Arbeitnehmer selbst bergen.
Den Arbeitsplatz zu Hause einrichten
Wer nicht schon länger im Homeoffice arbeitet, kann vor neuen Herausforderungen stehen. Ein adäquater Tisch für Laptop, Unterlagen & Co. ist nicht in jeder privaten Einrichtung integriert. Auch eine stabile Internetverbindung ist eine Grundvoraussetzung, um arbeiten zu können. Vor allem Mitarbeiter mit Kindern brauchen aufgrund der Geräuschkulisse eine räumliche Trennung, um ihre Arbeit konzentriert erledigen zu können. Das setzt natürlich eine ausreichend große Wohnung voraus.
Um einen barrierefreien Start ins Homeoffice zu erfahren, haben wir für dich ein paar Tipps für die effiziente Arbeit zu Hause vorbereitet.
Um dauerhaft komfortabel arbeiten und sich konzentrieren zu können, spielt die Gestaltung des Heim-Arbeitsplatzes eine erhebliche Rolle. Relevant sind die Position des Schreibtisches, aber auch die Ausrichtung der elektronischen Geräte:
- Positionierung des Schreibtisches: Bei mehrstündiger Arbeit am Rechner, kann zu viel Licht zu müden Augen und Kopfschmerzen führen. Anstatt den Schreibtisch direkt vor das Fenster zu stellen, bietet es sich deshalb an, die angrenzende Wand zu nutzen.
- Langes Sitzen kann schnell ungemütlich werden. Um Verspannungen und Rückenschmerzen vorzubeugen, ist ein ordentlicher Stuhl und ein uneingeschränkter Zugang zu Tastatur und Bildschirm erforderlich. Zwischen Mitarbeiter und Bildschirm sollte eine Distanz von 50 bis 80 cm liegen; bei Tastaturen sind Polsterungen empfehlenswert.
Ohne Ablenkung im Homeoffice arbeiten
Gerade Zuhause lauern viele Möglichkeiten der Ablenkung. Der Arbeitsplatz zu Hausen sollte deshalb bestenfalls in einem eigenen Raum eingerichtet werden.
Wer kein Arbeitszimmer hat, der sucht sich den Raum aus, der sich am ehesten zum Arbeiten eignet.
Trotz Homeoffice mit den Kollegen in Kontakt bleiben
Im Büro selbst sind die Wege kurz und die Gespräche teils eher zu lang. Wenn alle Mitarbeiter im Homeoffice sind, kann es schonmal ruhig um die Kollegen werden. Gerade jetzt ist es wichtig in Kontakt zu bleiben und sich Wege und Tools zu suchen, um weiter gut vernetzt zu sein:
- Videotelefonie kann eine einfache Möglichkeit sein, sich auszutauschen. Anders als bei Telefonkonferenzen ist es leichter, die Stimmen und Redebeiträge richtig zuzuordnen. Für effiziente Meetings ist es darüber hinaus ratsam, im Vorfeld Tagesordnungspunkte festzulegen und diese mit Zeitfenstern zu versehen – dann wird ein Meeting nicht zum Kaffeeklatsch.
- Eine breite Auswahl an Messenger-Programmen machen schnelle und unkomplizierte Kommunikation möglich, ohne jedes Mal eine E-Mail bemühen zu müssen. Ähnlich wie im Büro solltest du dich auch dort an- und abmelden, damit eindeutig ist, ob du gerade erreichbar bist.
- Digitale Formen der Kommunikation sind darüber hinaus nicht nur im Team relevant. Auch zu Kunden oder Dienstleistern kann so Kontakt hergestellt werden. Die Homepage Lieferanten kannst du beispielsweise einfach per Telefon oder Skype erreichen, auch Mails sind selbstverständlich nach wie vor möglich.
Den Austausch von Daten und Informationen vereinfachen
In vielen Unternehmen geht der Austausch von Daten und Informationen noch über Dokumente aus Papier oder von Person zu Person vonstatten. Die deutlich effektivere Variante, auch im Büro, sind Cloudservices und Dienste, welche die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Mitarbeiter ermöglichen. Für Arbeitgeber bringen diese Möglichkeiten im Homeoffice eine noch größere Steigerung der Produktivität.
Es müssen somit einfach weniger Wege gemacht werden, bei denen Daten zwischen den Mitarbeitern ausgetauscht werden, da alle im Unternehmen jederzeit auf die Daten (für die sie eine Berechtigung haben) zugreifen können.
Filesharing-Dienste bieten sich an, um Daten zentralisiert abzulegen und aufzurufen. So kannst du leicht sicherstellen, dass alle Kollegen auf dem gleichen Stand sind und uneingeschränkten Zugang zu relevanten Unterlagen haben. Wir nutzen als Cloudservice und zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten Google Drive, hier finden sie eine Liste, mit den Vor- und Nachteilen verschiedener alternativer Filesharingdienste.
Selbstorganisation und Routine
Arbeiten im Homeoffice kann verführerisch sein – schließlich sieht einen niemand, wenn man zufällig noch die Schlafanzughose trägt. Um trotz der vertrauten vier Wände nicht den Fokus zu verlieren und effizient arbeiten zu können, hast du verschiedene Möglichkeiten.
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Ein Zeitplan mit Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie eingeteilten Pausen hilft, um dem Arbeitstag Struktur zu geben – und richtig Feierabend machen zu können.
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Regelmäßige Pausen im Abstand von 90 Minuten sorgen für konzentriertes Arbeiten, auch über längere Zeiträume hinweg.
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Legst du zu Beginn Arbeitsziele fest und priorisierst dabei auch nach Wichtigkeit und zeitlicher Dringlichkeit – so kannst du fokussiert arbeiten und deine Aufgaben besser im Blick behalten.
Digitalisierung von Produkten und Betriebswegen
Durch geschlossene Geschäfte und abgesagte Veranstaltungen fallen viele Orte des direkten Kundenkontakts und Vertriebs erst einmal aus. Digitale Alternativen kann dir helfen, um das Tagesgeschäft kontaktlos zu gestalten:
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Onlineshops machen es Kunden möglich, bequem von Zuhause zu bestellen und so den nötigen Sozialkontakt für Einkäufe vermeiden.
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Dank digitale Angebots-Konfiguratoren können Produkte in Größe, Farbe und Design angepasst werden. So können Kunden Produkte nach ihren individuellen Ansprüchen gestalten, ohne dafür Beratung vor Ort zu benötigen.
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Blogbeiträge und Newsletter helfen, um Kundenkontakt aufrechtzuerhalten.
